Quy định chống thư rác

I. Thư rác (SPAM) là gì?

Theo định nghĩa cơ bản và khái quát nhất thì thư rác là bất kỳ một email nào được gửi đến mà không có sự cho phép của người nhận. Ngoài ra để việc gửi mail không bị coi là SPAM bạn cần phải thực hiện nghiêm túc các quy định của tổ chức chống thư rác Spamhaus như phải có tên đích danh người nhận trong nội dung email gửi đi, mặc dù người nhận tin đã đồng ý nhận tin tuy nhiên bạn cần phải có nút thoát để họ có quyền từ chối tiếp tục nhận bản tin bất kỳ lúc nào.

Nếu bạn đang sử dụng các dịch vụ email hosting, email server và email marketing của chúng tôi vui lòng đọc kỹ những nội dung dưới sẽ bị coi là vi phạm vào đạo luật “CAN-SPAM” và nghị định của Chính Phủ số 90/2008/NĐ-CP về chống thư rác, SPAM. Là đơn vị cung cấp dịch vụ chúng tôi luôn chú trọng việc xây dựng sự văn hóa gửi email theo đúng chính sách chống thư rác mà cộng đồng quốc tế và nhà nước ban hành. Đối với các trường hợp cố tình vi phạm quy định sẽ được chúng tôi xử lý một cách triệt để không khoan nhượng. Các hành vi cụ thể bị cấm như sau :

• Không được sử dụng các danh sách email mua lại hoặc cho thuê danh sách email hoặc bất kỳ cách nào được thu thập từ một bên thứ ba.
• Không thu thập và sử dụng các danh sách email được lấy từ dữ liệu trực tuyến được công khai trên các website.
• Không sử dụng các trường được tích sẵn trong form đăng ký nhận tin.
• Không được gửi những nội dung email không liên quan đến danh sách email nhận bản tin của bạn.
• Không được thêm địa chỉ email vào danh sách nhận tin mà không được phép của người nhận.
• Không được gửi email đến những địa chỉ email đã đề nghị xóa khỏi danh sách nhận tin của bạn.
• Không được sử dụng các danh sách email đã quá thời hạn 6 tháng mà không xác nhận lại việc đăng ký nhận tin của người nhận.
• Không được gửi các nội dung email có tính chất lừa đảo, các dòng chủ đề có thông tin sai lệch không liên quan đến nội dung bạn gửi đến.

II. Đối với người nhận Email, các IPS, quản trị viên Blacklist

Các dịch vụ Email do TNET cung cấp nghiêm cấm việc sử dụng vào mục đích SPAM, nếu bạn đang có ý định dùng những danh sách email mà không được sự đồng ý nhận tin của người  sử dụng dịch vụ email và không tuân thủ những quy định của tổ chức chống thư rác Spamhaus đề ra thì tốt nhất hãy tìm một nhà cung cấp khác có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn, vì chúng tôi sẽ thực hiện khóa vĩnh viễn tài khoản dịch vụ mà không cần báo trước nếu phát hiện bạn vi phạm một trong các điều khoản chính sách chống thư rác đưa ra, hơn thế nữa chúng tôi sẽ không hoàn lại bất cứ khoản tiền nào mà bạn đã thanh toán.

Các nhà cung cấp ISP và Quản trị Viên Blacklist có thể gửi thông báo về email cskh@tnet.com.vn hoăc gọi vào tổng đài 028.71006768 cho chúng tôi nếu bạn nghi ngờ một trong những khách hàng của chúng tôi gửi đi các email mà không được phép của người nhận tin. Xin lưu ý hãy chuyển tiếp cho chúng tôi nội dung email vi phạm bao gồm cả phần header. Ngoài ra bạn có thể từ chối nhận bản tin từ người gửi bằng cách nhấn vào link unsubcrible ở phần cuối của email.

III. Quy trình thực thi

TNET thực hiện Chính Sách Chống Thư Rác một cách chặt chẽ. Các biện pháp nghiêm ngặt mà chúng tôi đặt ra để thực hiện Chính Sách Chống Thư Rác bao gồm như sau:

Chúng tôi xem xét và theo dõi việc Khách hàng nhập các danh sách email lớn. Bao gồm xem xét nguồn gốc danh sách, mức độ chi tiết của danh sách, thời gian đã sử dụng danh sách, phương pháp thu thập và cách xác nhận.

Chúng tôi sử dụng các bản ghi MD5 nhận biết các danh sách email không hợp pháp thường được phát tán trên mạng.

Nhân viên của chúng tôi sẽ kiểm duyệt các email được gửi tới trên 5.000 người nhận và quyết định chấp nhận hay từ chối nó. Ngưỡng này là 500 người nhận với các khách hàng mới sử dụng dịch vụ của chúng tôi ít hơn 2 tháng.

Chúng tôi sử dụng một công cụ kiểm tra nội dung để theo dõi và đánh dấu bất cứ mẫu email nào chứa những từ thường được gửi tới các danh sách không hợp pháp.

Một bản ghi của mỗi email đã gửi đi qua hệ thống được lưu lại.

Bất kỳ khách hàng nào bị phát hiện đang sử dụng dịch vụ email tại TNET để gửi thư rác sẽ ngay lập tức bị cắt sử dụng dịch vụ.

Mỗi email, dù là Text hay HTML, đều chứa một đường link dừng nhận tin bắt buộc ở phía cuối email. Đường link này không thể gỡ bỏ.

IV. Các cấp độ xử lý

Đối với các tài khoản có mức mail hỏng trong ngày lên đến 6%: TNET sẽ hạn chế tốc độ gửi mail đồng thời gửi mail cảnh báo lần 1 về tình trạng mail hỏng lớn để khách hàng kiểm tra và điều chỉnh lại danh sánh liên hệ.

Đối với các tài khoản có mức mail hỏng trong ngày lên đến 7%: TNET sẽ hạn chế tốc độ gửi mail đồng thời gửi mail cảnh báo lần 2 về tình trạng mail hỏng lớn để khách hàng kiểm tra và điều chỉnh lại danh sánh liên hệ.

Việc xử lý các tài khoản vi phạm được TNET thực thi nghiêm ngặt để đảm bảo việc chống thư rác, xây dựng các dịch vụ Email chất lượng cao mang lại hiệu quả thực sự cho người sử dụng.

V. Quy trình xử lý phàn nàn

Khi nhận được phàn nàn từ người nhận email của bạn. Để xác định xem bạn đã vi phạm chính sách chống thư rác hay chưa, chúng tôi sẽ:

• Chúng tôi nhận thấy có khả năng những người đã đăng ký nhận tin từ bạn có thể đã quên rằng họ đã đăng ký. Vì lý do này, chúng tôi lưu lại địa chỉ IP và ngày đăng ký cho tất cả những người đăng ký nhận tin mới. Nếu chúng tôi nhận được phàn nàn từ một người đăng ký nhận tin đã có bản ghi này và email được gửi tới họ chứa những nội dung họ đã đăng ký, thì chúng tôi sẽ thông báo cho người nhận ngày và máy tính mà họ đã đăng ký, và cung cấp một đường link để họ dừng nhận tin từ bạn. Với loại phàn nàn này, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn, giải thích những gì chúng tôi đã làm, và xem xét trang web của bạn và có thể đề nghị bạn thay đổi các thông báo hoặc các mô tả mà bạn cung cấp khi có người nhận tin đăng ký vào danh sách của bạn.
• Nếu người phàn nàn không đăng ký qua website của bạn (vd: được bạn nhập từ file vào hệ thống) sẽ không có bản ghi IP hoặc ngày đăng ký. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ điều tra tình hình, xem email bị phàn nàn, và nếu nó được xác định rằng có thể bạn đã gửi đi thư rác, chúng tôi sẽ ngay lập tức vô hiệu hóa chức năng gửi email trong tài khoản của bạn và sẽ liên lạc với bạn bằng email và/hoặc điện thoại. Ngay khi chúng tôi trao đổi với bạn và có thể xác minh lại rằng người nhận tin đúng là đã đăng ký opt-in, chúng tôi sẽ bỏ việc chặn chức năng gửi.